מערכת ניהול רכש מאפשרת לרכז ולתעד בקלות את כל הפעולות והמידע הקשורים בעסקאות רכש בארגון. המערכת ממוחשבת והיא כלי חכם, נוח ויעיל לניהול ספקים, תשלומים, מלאי, תהליכי אספקה ומסמכים כמו הסכמים, דרישות רכש, הזמנות רכש, תעודות משלוח וחשבוניות. מכיוון שהמערכת דיגיטלית, אפשר לשלוף מתוכה נתונים ודו"חות בקלות, לבצע בקרת תהליכים ולהכיר טוב יותר את הרכש בארגון.
מהם יתרונות השימוש במערכת ניהול רכש?
- זיהוי כשלים שעולים ביוקר: תוכנה לניהול רכש יכולה לזהות פערים וחוסר התאמה בין החשבונית (וההזמנה) לבין תעודת המשלוח. כך, אפשר לוודא שלא שולם לספק בעבור מוצרים שהוזמנו ולא סופקו בפועל. נוסף על כך, אפשר לוודא שהארגון לא שילם על מוצרים שכלל לא הזמין, ולוודא שפריטים שהוזמנו סופקו בכמות ובמחיר שנקבעו מראש.
- חיסכון בזמן עבודה והתייעלות ממשקים: ארגונים רבים הטמיעו תהליכים ידניים במטרה לפקח על שרשרת האספקה. כתוצאה מכך, לא מעט ארגונים סובלים מעודף בירוקרטיה ומקדישים משאבים למשימות מסורבלות של איסוף מסמכים, חתימות, ביקורות מדגמיות ועוד. תוכנת ניהול רכש מאפשרת בקרה מלאה על הזמנות, מחירים, חשבוניות ותעודות משלוח. נוסף על אלו, ניתן ליישם דרך המערכת את מדיניות ההרשאות בארגון, כך שעסקאות תעבורנה סבב אישורים בהתאם למודל הרשאות של חותמים ומאשרים שנקבע בארגון.
- ניהול מלאי: מערכת לניהול רכש מאפשרת לחזות מראש את מצב המלאי ולתכנן טוב יותר את הרכש כך שלא ייווצרו חוסרים או עודפי מלאי. כך ניתן לשפר את התפקוד הארגוני והעסקי, לחסוך במקום ולהימנע מעלויות עודפות עקב הזמנות דחופות.
- ניתוח ותובנות: באמצעות מערכת לניהול רכש ניתן להפיק דו"חות בחיתוכים שונים ולנתח את הרכש על פי מוצר או על פי קטגוריה. אפשר לגלות בלחיצת כפתור כמה משלם הארגון על כל מוצר, להשוות מחירים להצעות מתחרות ולהתייעל. נוסף על כך, באמצעות דו"חות הרכש ניתן לחשב בצורה מדויקת את הוצאות הרכש לפי מחלקות או לפי תהליכים עסקיים, ולהגיע לתובנות נכונות יותר באשר לרווחיות של כל פעילות ופעילות בעסק.
ניהול רכש במערכת תפנית
מודול רכש במערכת תפנית מאפשר לנהל את הרכש באמצעות מערכת דיגיטלית שמתאימה לארגון ולענף שבו הוא פועל. המערכת של תפנית יודעת להתאים את עצמה, למשל, ליבואנים הרוכשים מחו"ל ולתמוך בכל תהליכי ההובלה והמיסים. המערכת גם מציעה כלים ספציפיים לכל ענף: עסקי קמעונאות, עסקים למכירת שירותים (לרבות שירותים פיננסיים), מלכ"רים ועמותות, ועוד.
שירותי מערכת תפנית:
- ניהול ספקים, כולל הפקת הזמנות, הפקת תשלומים על פי ההסכמים ומדיניות תשלום סדירה, בקרת אספקה, הצלבה בין תעודות משלוח לבין חשבוניות ועוד.
- ניהול מלאי, כולל חיזוי לשם ביצוע הזמנות במועדן.
- ניהול Work-Flow והרשאות במטרה לייצר תהליך רכש מבוקר ומאושר בידי הגורמים הרלוונטיים בארגון.
- ממשק עם הנהלת החשבונות, כולל חישוב אוטומטי של ניכוי מס במקור בתשלום לספק.
- ניהול ייבוא כולל אוטומציה של תשלומי מיסים, היטלים ועלויות הובלה.
יתרונות השימוש במערכת תפנית לניהול רכש
- התאמה מראש לענף: תפנית פיתחה התמחות ייחודית בענפי ייבוא, קמעונאות, פיננסים, אקדמיה ומלכ"רים. על כן, המערכת מציעה מראש פתרונות שמתאימים לתהליכים בארגון, מתוך היכרות מעמיקה עם הצרכים הארגוניים בענף.
- התאמה אישית לארגון: נוסף על התאמה מראש לענף, המערכת לניהול רכש של תפנית גמישה במטרה להתאים במדויק לארגון שלכם, לתהליכים שחשובים לכם, לבעלי התפקידים וליעדים העסקיים והניהוליים.
- ממשק עם כל שאר משאבי הארגון: מערכת ניהול הרכש של תפנית מתממשקת בקלות עם שאר המערכות: הנהלת חשבונות, קופות רב ערוציות, ועוד.
למי מתאימה מערכת ניהול הרכש של תפנית?
מערכת ניהול הרכש של תפנית מתאימה לעסקים ולארגונים בכל הגדלים, בעיקר מתחומי ההתמחות של תפנית: חברות ייבוא ושיווק מוצרי צריכה, חברות קמעונאות, חברות אשראי חוץ בנקאי וגופי אקדמיה ומלכ"רים. המערכת מספקת מענה מושלם לארגונים ולעסקים המבקשים להסדיר את הרכש, להתייעל ולמנוע כשלים ובזבוז שנובע מאי סדר.
לסיכום
מערכת ניהול רכש מאפשרת לנהל ולבקר את הרכש בארגון, להכיר לעומק את כל תהליכי הרכש, לזהות כשלים, טעויות ובזבוז. באמצעות המעבר לניהול דיגיטלי של הרכש, ניתן להתייעל ולהימנע מתהליכים ידניים ובלתי יעילים שנהוגים בארגון בתחום הרכש. נוסף על כל אלו, המערכת מאפשרת לנהל מלאי אונליין, לחזות את מצבו מראש ולהגיב בפעולות רכש מתאימות בזמן הנכון. כך ניתן למנוע חוסרים, קשיי תפקוד והזמנות דחופות ויקרות.
מערכת ניהול הרכש של תפנית מותאמת מראש לתחומי הייבוא, הקמעונאות, הפיננסים והמלכ"רים. המערכת מתמחה בתחומים אלה ועל כן, היא תומכת היטב בכל תהליכי הרכש שמאפיינים אותם.
